E- Dönüşüm, kağıttan elektronik ortama ve akıllı uygulamalara geçiş olarak ifade edilir. Çeşitli bilgi ve teknolojinin kullanımını içeren bu değişim, işletmenin tüm alanlarına entegre olup çalışma şeklini değiştirir ve iş kalitesine değer katar. Üretim, pazarlama, satın alma ve müşteri hizmetleri gibi geleneksel roller teknolojiyle birleşir.

E- Dönüşüm

Devlet Ticari İşletmelere E- Dönüşümü Nasıl Zorunlu Kılar?

E-dönüşüm belgelerinde zorunluluk devlet tarafından belirlenmiş kriterlerle sağlanır. İlk başta belirli bir miktarın üzerinde ciroya sahip şirketler için zorunlu olmuştur. Daha sonra, bu belgeler elektronik dönüşüm kapsamında yapılan değişikliklerle daha fazla işletmeye zorunlu kılınmıştır. Bu yönde, daha az cirolu şirketler zamanla bu dönüşüme dahil edilmiştir.

Bugün e-ticaret dışındaki sektörlerde cirosu 10 milyon ₺ ve üzerinde olan firmaların e-fatura uygulamasına geçiş yapması zorunlu tutulmuş durumda. Yani 2018 ve daha öncesinde brüt satış gelir tutarı 10 milyon ₺ ve üzerinde olan bir firma bugün e-fatura uygulamasına geçiş yapmış bulunuyor.

Çevrim içi ürün ve ya hizmet satışı yapan e ticaret siteleri için cirosu 5 milyon ₺ üzerinde olanlara e-arşiv uygulaması zorunlu kılınmıştır. Fakat e-arşiv, e-fatura ile ilişkili olduğundan bu ciroya sahip e-ticaret yapan işletmeler, e-arşiv ile birlikte e-fatura uygulamasına da geçmek zorundadır.

E-fatura yükümlülüğü bulunan ve cirosu 25 milyon ₺ ve üzerinde olan işletmeler için e-irsaliye uygulamasına geçiş zorunlu kılınmıştır.

Ticari Süreci Kapsayan E-Dönüşüm Belgeleri

E- Dönüşümün Yararları

Elektronik işlemler, şirketlerin zamandan ve paradan tasarruf etmesini sağlar. Her şey elektronik ortama taşındığı için kağıt, posta ve arşivleme maliyetleri ortadan kalkar.

Zaman kaybettiren iş yükü azalır, işletmeler onlarca klasör ve fatura arşivleri ile uğraşmak zorunda kalmaz, ticaret süreci hızlanır.

Elektronik ortamda yapılan veri kayıtlarında hata oranı en aza inerken, anlık olarak bilgilere ulaşma imkanı çok kolay ve hızlı gerçekleşir. Ayrıca çevreci bir uygulamadır, kağıt kullanımını en aza düşürür.

Türkiyede E- Dönüşüm

Türkiye’de nisan 2019 itibariyle 107 bin işletme e-fatura kullanıyor. E-defter uygulamasına kayıtlı mükellef sayısı 59 bin 875’e, e-arşiv fatura kullanan firma sayısı ise 6 bin 500’e yükseldi. E-dönüşüme geçen kişi ve kurum sayısı her geçen gün artış gösteriyor.

Türkiye E-Dönüşüm Endeks puanları Nedir

Türkiye’de dijitalleşen farklı sektörlerin endeks puanı tabloda görülüyor. Bu tabloya göre dijital dönüşümde en öndeki sektör Finans hizmetleri.

Dünyada E- Dönüşüm

Çoğu ülkede bu dönüşümün gerçekleşmesi destekleniyor ve hatta zorunlu tutuluyor. Finans süreçlerinin dijitalleşmesi kayıt dışı ekonominin engellenmesinde çok önemli bir adım. Aynı zamanda şirketlerin verimliliğini arttıran, bir çok bakımdan tasarrufu sağlayan bir sistem.

E-Dönüşümün en popüler ürünlerinden biri olan e-Fatura, Avrupa, Asya ve hatta Afrika ülkelerinde yaygın olarak kullanılıyor. Amerika Birleşik Devletlerinde özel sektörün daha belirleyici olması, e-Fatura’nın gelişmesinde devletin etkisini sınırlandırıyor. Fakat Latin Amerika ülkelerinde de yaygın olarak e-Fatura kullanılıyor.  Özellikle Brezilya ve Meksika gibi ülkeler vergi kaçakçılığını önlemek için e-Fatura kullanımını arttırmış durumda.

E-Dönüşüm Avrupa’da da oldukça yaygın. Bu konuda başı çeken ülkeler daha çok İskandinav ülkeleri ve İngiltere. Fakat Almanya, İtalya, Hollanda, İsveç, Belçika, İspanya’da e-Dönüşümün çok yaygın kullanıldığı söylenebilir. Ancak, e-Dönüşümün en çok kullanıldığı bölge Asya ülkeleridir. Asya’da, Güney Kore, Singapur ve Hong Kong e-Dönüşümde çok ileri durumda. Bir diğer Asya ülkesi olan Türkiye’de de e-Dönüşüm, hem devlet hem özel kurumlarda her geçen gün yaygınlaşıyor.

Bir İşletmenin Dijitalleşme Aşamaları

Analiz: İşletme hali hazırda sektördeki konumunu, çevresel faktörleri ve rakipleri iyi analiz etmelidir. İş trendleri iyi araştırılmalı ve öğrenilmelidir. Stratejilerini oluşturmadan önce rakiplerinin yol haritasını ve stratejilerini değerlendirilmelidir.

Strateji: İşletmenin e-Dönüşüme atılmasının altındaki hedef iyi analiz edilmeli ve bununla paralel stratejiler oluşturulmalıdır. Stratejiler oluşturulurken işletmenin, rakiplerinden sıyrılmasını sağlayacak değişiklikler, uzun vadeli hayatta kalmasını sağlayacak yöntemler belirlenmelidir.

Ön Hazırlık: E- Dönüşüme geçilirken bu aşamanın nasıl gerçekleştirileceği, şirketin buna hazır olup olmadığı gibi tespitler yapılmalıdır. Hangi zorluklarla karşılaşılabilineceği ve sonuçların öngörülmesi gereklidir. Her işletme kendi potansiyeli ve yeteneklerince bu tespitleri yapmalı olası sorunlarda nasıl hareket edileceğini belirlemelidir.

Dijitalleşme süreci:

  •  E Dönüşüm sırasında insandan teknolojiye geçiş entegrasyonu yapılırken bu süreç iyi yönetilmelidir. Tam bu aşamada karşılaşılan sorunu her işletme kendine göre ele almalı, çözümlerini insan ve teknoloji unsurları ile birleştirmelidir.
  • Faturalama, satın alma, pazarlama gibi çok geniş alanı olan bu dönüşümlerde yeni bir yazılım yazmak yerine var olan başarılı paketler işletme bünyesine dahil edilebilir. Bu zamandan tasarruf sağlarken, zaten kendini kanıtlamış e-ticaret yazılımlarını kullanmak karşılaşılacak sorunları en aza indirir.
  • Değişim yönetimi iş süreçlerinin yapılandırılmasını gerektirir. Çalışanlar ve teknoloji bu yöndeki beceriler, alt yapı gibi unsurlar yapılandırılır. Her işletme kendi çalışanlarına ve alt yapısına göre bu süreci yönetmelidir. Eksik yönlerin tamamlanması için gerekli alımlar yapılmalıdır.
  • E-Dönüşüm entegrasyonu ticari hukuka uygun hale getirilmelidir. Tüm yönergeler ve mevcut düzenlenmeler incelenmeli ilerde sorun oluşturmayacak zeminde vergiler, fatura yönetimi ve yükümlülükler gerçekleştirilmelidir.